Comment bien organiser sa formation ?

Repartir de l’existant

Pour organiser la formation sur plusieurs séances, vous ne partez pas de 0. Vous avez déjà :

✅ Rencontré les apprenants lors d’un entretien découverte

Cet entretien vous a permis de cerner les enjeux et les objectifs de l’entreprise auprès de laquelle vous allez intervenir. L'objectif d’une formation étant de permettre aux apprenants de monter en compétences, pour atteindre leur(s) objectif(s) il va falloir séquencer l’apprentissage, réitérer certaines manipulations et répéter les notions théoriques à avoir.

✅ Établi un programme de formation

Grâce au programme de formation vous avez une vision des différentes étapes par lesquelles les apprenants doivent passer pour atteindre leur(s) objectif(s) et ainsi monter en compétences.

D’après ces deux éléments et les objectifs pédagogiques (présents dans le programme de formation) vous pouvez lister toutes les connaissances et références nécessaires pour franchir chaque étape. Vous pouvez regrouper toutes ces connaissances sur le SUPPORT DE FORMATION.

Mise en pratique d’un plan d’actions

Pensez la formation comme la mise en pratique d’un plan d’actions. En tentant d'atteindre un but, l’entreprise passe par toutes les étapes nécessaires pour obtenir des résultats. À chaque étape, l’expert apporte ses savoirs et savoir-faire pour que l’entreprise avance plus vite et dans la bonne direction. Véritable moteur du projet, vous guidez les actions d’un cas pratique, celui de l’entreprise. Cette montée en compétences, inscrite dans l'environnement des apprenants (outils, contraintes, budget…) rend la formation vraiment utile et combine temps d’apprentissage et mise en pratique.

Entre chaque session, les apprenants doivent poursuivre le projet pour arriver à la session d’après avec leurs questions, les problèmes qu’ils ont rencontré ou les résultats obtenus. Pour eux, la formation ne dure pas seulement pendant les séances mais bien de la première à la dernière session.

En fin de session, n’hésitez pas à lister les actions à mettre en pratique pour la prochaine séance !

> Comment animer la formation ?
> La posture de l'expert Matchers

L’adaptabilité, facteur clé de réussite d’une formation Matchers

Nos formations ont pour objectif d’être vraiment utiles. Pour cela, une grosse partie de l’apprentissage passe par la mise en pratique quasi immédiate des apprenants. La formation peut donc évoluer en cours de route. Peut-être qu’une notion peut être acquise plus vite que ce qui était prévu ou au contraire, une problématique peut émerger d’une session à l’autre.

Dans ces situations, l’expert doit s’adapter pour toujours accompagner l’entreprise à atteindre les objectifs énoncés dans le programme de formation.

⚠️ Si une problématique émerge et sort de votre champ de compétences ou est très éloignée du programme de formation, il est impératif de prendre contact avec Matchers pour échanger au sujet de la suite de la formation.

Nos 8 conseils pour préparer sa première session de formation

Vous allez réaliser votre première formation Matchers. Cela implique un minimum de préparation et peut être d’appréhension :

Est-ce que j’aurai suffisamment de choses à transmettre ? Est-ce que je vais respecter le temps prévu ? Et si je ne sais pas répondre à toutes les questions ?

C'est normal !

1. Faire un tour de table

Les sessions de formation vont être espacées dans le temps et le plus souvent à distance. Il est important d’arriver à créer un lien humain avant de se lancer dans un rapport purement professionnel. Lors de la première session de formation, faire un tour de table vous permettra de mieux comprendre le rôle et les compétences de chacun.

“Nous allons chacun nous présenter. Je vous laisse dire quelques mots sur votre rôle au sein de l'équipe. Je serais également ravi de connaître vos passions, cela permettra d’en apprendre un peu plus sur chacun d’entre nous”.

Au cours du tour de table, il ne faut pas oublier de VOUS présenter ! Reprenez quelques éléments de votre parcours professionnel pour asseoir votre légitimité. Vous pouvez également exposer vos motivations personnelles à intervenir comme formateur.

2. Reprendre le programme de formation

Une fois de plus, le programme de formation agit comme fil conducteur et permet de mettre tout le monde d’accord. Vous pouvez rappeler les objectifs pédagogiques de la formation pour valider avec les apprenants la direction que doit prendre l'accompagnement.

Effectivement, il se peut que plusieurs participants à la formation n'aient jamais participé aux échanges précédents et désirent avoir une vue d’ensemble.

👉 Où va t-on et quelles étapes devons-nous franchir pour atteindre nos objectifs ?

3. Présenter votre manière de travailler

Comment voyez-vous la formation et les échanges durant les sessions ? Quelle est votre manière de travailler ? Pour présenter la méthodologie des formations Matchers vous pouvez vous appuyer sur notre pédagogie et la ressource > Comment animer une formation Matchers ?

Pour l’équipe Matchers, le but d’une formation est avant tout qu’elle soit utile ! Le message à faire passer dès le début : ce n'est pas une formation dans laquelle les apprenants sont passifs. Au contraire, les apprenants nourrissent la formation avec, leurs questions, leurs besoins, leurs problématiques quotidiennes et surtout, le travail qui vont fournir entre chaque session.

4. Présenter le sommaire que vous avez préparer

Pour cette première session, vous avez commencé à construire plusieurs slides sur le support de formation. Nous vous recommandons de commencer par un sommaire de la séance avec, par exemple, 20 min d’explications théoriques et par la suite, 1h30 de mise en pratique.

5. Utiliser la position basse pour comprendre l’organisation

En tant que formateur, vous pouvez adopter deux positions : la position basse ou la position haute. La position haute place le formateur comme un expert dans son domaine qui transmet ses connaissances. En position basse, l’expert se place comme celui qui “ne sait pas”. Il questionne et reformule pour faire émerger toutes les problématiques que peut rencontrer l’équipe. Cette position se concentre beaucoup moins sur l’expertise et permet au formateur de bien cerner les besoins.

Pour partir dans la bonne direction, il est essentiel de bien comprendre l’environnement de travail de l’entreprise et le rôle de chacun. Selon la thématique de la formation et les sujets qu’elle traite vous pouvez tout à fait commencer par l’état des lieux de l’existant. En tant que formateur, à chaque étape vous devez former les apprenants sur “comment optimiser leurs tâches ou comment éviter un problème…”. Tous les échanges oraux ou manipulations spécifiques qui amène une réponse à leur besoin sont intéressants à transposer sur le support de formation.

6. Présenter vos premières slides

Vous prenez maintenant la main avec une introduction théorique. Quelques principes de bases et concepts incontournables de votre domaine d’expertise ou bien même un peu d’histoire. Pour cette partie, vous adoptez la position haute, celle de l’expert qui transmet son savoir.

7. Passer à la pratique

En quelques slides vous avez présenté les bonnes pratiques et les questions à se poser. Place à la pratique.

Exemple : Mettre en place une stratégie digitale sur les RS.

Vous pouvez proposer aux apprenants d’analyser les points forts et points faibles de leur stratégie actuelle et d’identifier des axes d’amélioration. En restant sur le format d’échange vous pouvez rebondir sur les points qu’ils mettent en avant et ceux qu’ils auraient oubliés.

8. Rester à l’écoute des retours

Au cours de chaque session, les apprenants seront amenés à vous faire des retours, à vous poser des questions. Ces questions soulèvent sans doute des lacunes et des besoins pour les prochaines séances.

Anticiper la session suivante

Un séance doit se clôturer par la préparation de la prochaine séance.

LES APPRENANTS ET L’EXPERT

Le résumé de ce qui a été abordé au cours de la session. Vous pouvez d’ailleurs l’inscrire sur une slide du support de formation si vous le souhaitez.

Des “devoirs”, c'est-à-dire, les sujets sur lesquels l’entreprise doit avancer d’ici la prochaine séance.

Rappeler l’importance de signer les feuilles d’émargement.

Réserver la prochaine séance de formation.

SEULEMENT L’EXPERT

Noter les notions à aborder pour la prochaine séance.

Anticiper sous forme de prise de notes les éléments à intégrer dans les évaluations de fin de formation.

Une session de formation type

Définir un objectif à chaque session : Qu’est ce que les apprenants doivent-ils avoir appris, fait ou fourni depuis la dernière session ?

Session de 2h :

15min - Exposition des apprenants sur ce qu’ils ont fait
20min - Retour de l’expert
15min - Apports théoriques
30min - L’expert prend la main et montre la mise en pratique
30min - Les apprenants prennent la main
10min - Point de fin de séance : ToDo pour la prochaine séance + Compléter le support de formation avec ce qui a été vu + Compléter le rapport des évaluations de mise en pratique (10min)

Sommaire :